Automazioni
Collegare workflow all'invio di un form — la tab Automazioni, il trigger "Form Inviato", lo smistamento per schermata di chiusura con il ramo "Altro", le azioni disponibili e la gestione del consenso negli step email.
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Ogni invio di un form pubblicato può mettere in moto uno o più workflow: inviare un'email, creare un'attività per un operatore, aggiornare lo stato del lead, mandare un WhatsApp, far partire una chiamata. E siccome la compilazione atterra su una schermata di chiusura precisa, il workflow può fare cose diverse per ogni chiusura.
Come funziona il collegamento
Un workflow "è collegato" a un form quando il suo trigger Form Inviato lo nomina nel filtro. Due dettagli importanti:
- un trigger senza filtro ("Nessun form selezionato") si attiva su qualsiasi form dell'account, presente e futuro;
- il collegamento vive nella configurazione del workflow, non nel form: la tab Automazioni del form è una vista comoda sulla stessa cosa.
La tab Automazioni del form
Nella pagina di dettaglio del form, la tab Automazioni mostra cosa parte all'invio, divisa in due elenchi: "Dedicate a questo form" (i workflow che lo nominano) e "Si attivano su qualsiasi form" (quelli senza filtro — attenzione: modificarli tocca anche gli altri form).
Per ogni automazione dedicata vedi lo stato (Attivo / Non attivo), il numero di step e quanti rami sono collegati (es. "2 di 4 rami collegati", in ambra se incompleti), con un pulsante Attiva per quelle in pausa.
Creare un'automazione dal form (consigliato)
Premi "Crea automazione". Audin crea un workflow già impostato con due step collegati: il trigger Form Inviato (filtrato su questo form) e lo step Smista per chiusura form, con un ramo per ogni schermata di chiusura della versione pubblicata più il ramo Altro.
Il workflow nasce IN PAUSA. È voluto: i rami dello smistamento nascono scollegati e vanno completati prima che l'automazione faccia qualcosa. Vieni portato direttamente nell'editor del workflow.
Collega ogni ramo a un'azione. Trascina dal pallino di un ramo verso un'area vuota del canvas: si apre il selettore degli step e il nuovo step nasce già connesso a quel ramo.
Attiva il workflow. Dalla tab Automazioni del form (pulsante Attiva) o dalla pagina del workflow (Modifica → spunta Attivo).
Collegare un workflow esistente
Il pulsante Collega esistente mostra i workflow che hanno già un trigger Form Inviato su altri form e aggiunge questo form al loro filtro. I workflow senza filtro non compaiono di proposito: si attivano già su questo form, e "collegarli" li limiterebbe a questo soltanto.
Smistare per schermata di chiusura
Lo step Smista per chiusura form (categoria Condizioni) fa proseguire il flusso su un ramo diverso a seconda della chiusura su cui è atterrata la compilazione.
Nel pannello di configurazione scegli il Form da smistare: compaiono i rami, uno per chiusura, più il ramo Altro. Nel canvas colleghi ogni ramo alla catena di azioni desiderata.
Regole da conoscere:
- Il ramo Altro raccoglie tutto ciò che non ha un ramo suo: chiusure aggiunte dopo l'ultimo aggiornamento del pannello, compilazioni che non arrivano a una chiusura determinata e submission di un form diverso da quello scelto. Collegalo sempre, anche solo a una notifica.
- I rami restano agganciati all'identità della chiusura, non al titolo: rinominarla nel form cambia solo l'etichetta. Se invece la elimini, il ramo collegato resta segnalato nel canvas (in ambra, "Chiusura non più esistente"): decidi tu se ricollegarlo o eliminarlo.
- Se aggiungi una chiusura al form dopo aver configurato lo step, riapri il pannello (o premi Aggiorna chiusure) per far comparire il nuovo ramo.
Una chiusura senza ramo collegato non fa nulla e non lo segnala: il flusso si ferma lì in silenzio. La tab Automazioni te lo ricorda con il conteggio "X di Y rami collegati" in ambra. E il ramo "Altro" non è un paracadute per i rami scollegati: scatta solo per le chiusure che non hanno proprio un ramo (non per quelle che ce l'hanno ma senza azioni).
Esempio: diagnosi online
Un form di qualificazione con tre chiusure — "Idoneo alla visita", "Servono più informazioni", "Non idoneo" — può diventare:
Form Inviato (filtro: Diagnosi online)
│
Smista per chiusura form
├─ Idoneo alla visita → Invio Email (conferma) → Crea Attività (richiamare)
├─ Servono più informazioni→ Invia Messaggio WhatsApp (domande di follow-up)
├─ Non idoneo → Invio Email (ringraziamento)
└─ Altro → Crea Attività (verifica manuale)I dati disponibili nel workflow
Il trigger Form Inviato mette nel contesto del workflow:
| Dato | Contenuto |
|---|---|
| Il form | Nome, identificativo e id della submission. |
| La chiusura raggiunta | Presente sempre; vuota se non determinata (è il dato su cui smista lo step di smistamento). |
| Le risposte | Con i valori leggibili (l'etichetta dell'opzione, non il codice). |
| Il lead | Solo se il form ha creato o aggiornato un contatto: un form-sondaggio non produce nessun lead. |
Due limiti da conoscere quando scrivi i testi degli step email:
le variabili disponibili sono quelle del lead ({{lead.fullName}},
{{lead.email}}, ecc.) e della data — non le singole risposte del
form né il titolo della chiusura. Per differenziare i contenuti in base
all'esito, usa rami diversi dello smistamento con email diverse, non
le variabili. E proteggi gli step che richiedono un lead (email, WhatsApp,
attività) quando il form può non produrne uno.
Azioni tipiche dopo il trigger
Tra gli step più usati in un flusso da form: Invio Email, Invio Email AI, Invia Messaggio WhatsApp, Invia SMS, Crea Attività, Aggiorna Stato Lead, Crea Pratica, Effettua Chiamata, Attendi / Ritardo, Aggiungi Riga a Google Sheet, Invia Dati ad API Esterna.
Email e consenso
Gli step email hanno la sezione "Consenso del contatto" con il Tipo di invio:
- Marketing (promozionale) — default: l'email non viene inviata ai contatti che hanno negato il consenso; lo step si conclude con esito "saltato", senza errore. (La casella "Rispetta il consenso del contatto" permette di forzare l'invio, sotto la responsabilità dell'account.)
- Transazionale (risposta a una richiesta) — l'email parte anche verso chi ha negato il consenso commerciale. Da usare solo per messaggi che rispondono a una richiesta della persona: ricevute, esiti, conferme.
Esempio pratico: la conferma su una chiusura "richiesta ricevuta" è transazionale (la persona ha appena chiesto quel contatto); una proposta commerciale su una chiusura "interessato alla newsletter" è marketing e va lasciata al rispetto del consenso — che il form stesso può aver raccolto con un blocco Consenso.
Prossimi passi
Risposte e lead
La tab Risposte con il dettaglio di ogni invio e la chiusura raggiunta, l'export CSV, e le regole con cui una submission crea o aggiorna un lead nel CRM — deduplicazione, campi mai sovrascritti e consensi.
Importare da Typeform
Portare un form esistente da Typeform ad Audin — come generare il Personal Access Token (PAT) su Typeform, l'import guidato dal dashboard, cosa viene tradotto e cosa viene adattato, e la checklist prima di pubblicare.