Knowledge Base
I contenuti da cui il bot attinge — caricare documenti (anche ZIP), note di testo e pagine web, riusare i file del Drive, formati e limiti, stati di elaborazione e il tool di ricerca che attiva tutto.
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La knowledge base è l'insieme dei contenuti che il bot consulta per rispondere: listini, procedure, FAQ, schede prodotto, policy. Si gestisce dalla tab Knowledge Base della pagina del bot.
Caricare i file non basta: la ricerca si attiva solo se il tool "Ricerca Knowledge Base" è collegato al bot. È fatto apposta — puoi spegnere la ricerca senza cancellare i file — ma è il motivo n°1 dei "il bot non usa i documenti".
Le quattro sorgenti
- Carica Documento — drag & drop o selezione file; c'è anche "Importa ZIP" che estrae un intero archivio ricreandone le cartelle (con report di file importati, saltati ed errori).
- Seleziona dal Drive — riusa file già caricati nel Drive dell'account, senza duplicarli.
- Crea Nota di Testo — contenuti scritti al volo (titolo + testo): ideale per risposte brevi e regole ("orari, indirizzo, politiche di reso").
- Da Sito Web — importa il contenuto di una pagina web pubblica da URL (pagine molto lunghe possono essere troncate).
Formati e limiti
- Documenti e testo: PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV, testo/Markdown, HTML, JSON e file di codice.
- Dimensione: 50 MB per file; ZIP fino a 100 MB (max 1000 file, 300 MB decompressi).
- Ogni file passa per l'elaborazione: stato "In elaborazione" → "Pronto" (o "Errore"). Il bot usa solo i file Pronti; la lista si aggiorna da sola.
Il Drive
Il Drive (Automazione → Drive) è l'archivio centralizzato dei file dell'account: cartelle, ricerca, e per ogni file l'indicazione di quanti bot lo usano. Conviene caricare lì i documenti condivisi tra più bot e collegarli dalle rispettive knowledge base: aggiornare il file nel Drive non richiede di toccare ogni bot. Lo scollegamento dalla tab del bot (cestino → "Scollega dal bot") non elimina il file dal Drive.
Consigli pratici
- Meglio pochi documenti curati che archivi interi: il bot cerca per pertinenza, e contenuti ridondanti o obsoleti producono risposte incoerenti.
- Le note di testo sono lo strumento giusto per i fatti che cambiano (promozioni, orari straordinari): più rapide da aggiornare di un PDF.
- Dopo ogni aggiunta importante, verifica in Test Bot con le domande vere dei clienti; il tool "Ricerca Knowledge Base" ha anche la tab Prova per interrogare la KB direttamente.
Prossimi passi
Tool
Le azioni che un bot può compiere — il catalogo completo (CRM, appuntamenti, trasferimenti, email, knowledge base), come si collegano e configurano, e gli stati che segnalano cosa manca.
Canali e test
Provare un bot in chat testuale o vocale (anche modificando il prompt in tempo reale) e collegarlo ai canali — numeri di telefono, campagne outbound, WhatsApp/SMS e widget del sito.